Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Plattform Verantwortliche ist:

ProjexMaster ist eine Marke und ein Produkt der BOTFORCE GmbH, registriert in Österreich. Alle Verweise auf „wir“, „uns“ oder „unser“ in dieser Erklärung beziehen sich auf die BOTFORCE GmbH.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht) und Kontotyp (Freelancer oder Unternehmen), die bei der Registrierung angegeben werden.
• Profildaten:Berufliche Informationen wie Fähigkeiten, Erfahrung, Tagessätze, Verfügbarkeit, Lebenslauf-Inhalte, Firmenname und Branche.
• Mandats- & Matching-Daten: Mandatsausschreibungen, Bewerbungen, Matching-Scores, Pipeline-Health-Metriken und Briefing-Analyseergebnisse.
• Nutzungsdaten:Informationen darüber, wie Sie mit der Plattform interagieren, einschließlich besuchter Seiten, genutzter Funktionen, Suchanfragen, Bewerbungsaktivitäten und Zeitstempel.
• Cookies und technische Daten:Browsertyp, Geräteinformationen, IP-Adresse und Cookies gemäß unserer Cookie-Richtlinie.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Dienstbereitstellung:Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos, zur Mandatssuche und zur Ermöglichung von Bewerbungen.
• Profil- & Mandatsverwaltung:Zur Pflege von Freelancer-Profilen, Unternehmensmandaten und zur Ermöglichung des Matchings zwischen beiden.
• KI-gestütztes Matching:Zum Abgleich von Freelancer-Profilen mit Unternehmensmandaten mittels KI-gestützter Analyse von Fähigkeiten, Erfahrung und Projektanforderungen.
• Pipeline-Überwachung:Zur Berechnung und Pflege Ihres Pipeline Health Scores, zur Bereitstellung saisonaler Risikowarnungen und zum Versand proaktiver Benachrichtigungen über Ihre Vertragslaufzeit.
• Analysen:Zum Verständnis der Plattformnutzung, zur Verbesserung unserer Dienste und zur Erstellung aggregierter, nicht-identifizierender Erkenntnisse.
• Kommunikation:Zum Versand transaktionaler E-Mails (z.B. Bewerbungsbestätigungen, Statusupdates, Pipeline-Warnungen) und, sofern Sie zugestimmt haben, Marketing-Kommunikation.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):Soweit Sie eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, z.B. für Marketing-Kommunikation oder optionale Analyse-Cookies.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung, die zur Bereitstellung der ProjexMaster-Plattformdienste erforderlich ist, einschließlich Kontoverwaltung, Matching, Pipeline-Überwachung und Bewerbungsverarbeitung.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verarbeitung, die für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, wie Plattformsicherheit, Betrugsprevention und Serviceverbesserung, sofern diese Interessen nicht von Ihren Rechten überwiegt werden.

5. Datenweitergabe und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten an folgende Drittanbieter weiter, die als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag tätig sind:

• Supabase (Supabase Inc.): Datenbank-Hosting, Authentifizierung und Dateispeicherung. Daten werden in EU-basierter Infrastruktur gespeichert.
• Anthropic (Anthropic PBC):KI-gestützte Funktionen einschließlich Mandats-Matching, Briefing-Analyse und Interviewvorbereitung mit Claude.
• OpenAI (OpenAI LLC):Embedding-Generierung für semantische Suche und Matching-Funktionen.
• Resend (Resend Inc.): Transaktionaler und Marketing-E-Mail-Versand.
• Stripe (Stripe, Inc.):Zahlungsabwicklung, Abonnement-Verwaltung und Rechnungsstellung für Unternehmens-Abonnements. Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Zahlungsinformationen, Rechnungsadresse. Datenschutzerklärung: stripe.com/privacy.
• Vercel (Vercel Inc.): Anwendungshosting, Edge-Network-Bereitstellung und optionale Analysen.
• Google Ireland Limited (Google Analytics 4):Webanalyse und Nutzungsstatistiken. Verarbeitete Daten: Anonymisierte IP-Adresse, Nutzungsverhalten, Gerätetyp. IP-Anonymisierung aktiviert. Rechtsgrundlage: Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy.

Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

6. KI-Dienste

ProjexMaster nutzt Künstliche-Intelligenz-Dienste zur Bereitstellung zentraler Plattformfunktionen:

• Claude (Anthropic):Wird für KI-gestütztes Mandats-Matching, Briefing-Analyse, Interviewvorbereitungs-Hinweise, Pipeline-Empfehlungen sowie die automatische Übersetzung von Profilinhalten (Bio, Headline) in Deutsch und Englisch verwendet. Profil- und Mandatsdaten können zur Verarbeitung an die API von Anthropic gesendet werden.
• OpenAI Embeddings:Wird zur Generierung semantischer Vektor-Embeddings von Profilen und Mandaten für ähnlichkeitsbasiertes Matching verwendet. Textdaten werden zur Embedding-Generierung an die API von OpenAI gesendet.

Beide Anbieter verarbeiten Daten unter strengen Auftragsverarbeitungsverträgen. An diese Dienste gesendete Daten werden nicht zum Training ihrer Modelle verwendet. Wir minimieren die gesendeten Daten auf das für die jeweilige Funktion Notwendige.

6a. Öffentliche Freelancer-Profile

Freelancer haben die Möglichkeit, ihr Profil öffentlich zugänglich zu machen. Dies ist eine freiwillige Opt-in-Funktion, die ausdrücklich vom Freelancer aktiviert werden muss.

Folgende Daten können öffentlich sichtbar sein:

• Name, Profilbild und professionelle Headline
• Bio / Selbstbeschreibung (in Deutsch und Englisch, sofern übersetzt)
• Primäre und sekundäre Rollen
• Zertifizierungen, Methoden, Tools, Branchen und Sprachen
• Berufserfahrung in Jahren und Projekterfahrung (max. 3 Projekte öffentlich)
• Standort und Arbeitsmodell (Remote/Hybrid/Onsite)
• Verfügbarkeitsstatus (optional, vom Freelancer steuerbar)
• Tagessatz-Range (optional, vom Freelancer steuerbar)

Folgende Daten werden niemals öffentlich angezeigt:

• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Aktueller Kunde / Auftraggeber
• Bewerbungen, Matches und Pipeline-Details
• Interne Plattformdaten (Matching-Scores, Agent-Aktivität)

Rechtsgrundlage:Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird durch explizites Aktivieren der Funktion „Öffentliches Profil“ im Profil-Editor erteilt und kann jederzeit durch Deaktivieren widerrufen werden. Nach Deaktivierung wird das öffentliche Profil sofort entfernt.

Suchmaschinen-Indexierung:Öffentliche Profile werden in der Sitemap der Website aufgenommen und können von Suchmaschinen indexiert werden. Nach Deaktivierung wird das Profil aus der Sitemap entfernt; die Entfernung aus Suchmaschinen-Caches kann je nach Anbieter einige Tage dauern.

KI-Übersetzung:Bei aktiviertem öffentlichen Profil werden Bio und Headline automatisch mittels Claude (Anthropic) in Deutsch und Englisch übersetzt. Die Übersetzungen werden in der Datenbank gespeichert und auf dem öffentlichen Profil angezeigt. Die Verarbeitung erfolgt gemäß den in Abschnitt 6 beschriebenen Bedingungen.

Löschung:Bei Kontolöschung oder Deaktivierung des öffentlichen Profils werden alle öffentlich zugänglichen Daten einschließlich Übersetzungen vollständig entfernt.

7. Cookies

Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

• Essentielle Cookies:Erforderlich für die Authentifizierung (Session-Tokens) und Spracheinstellungen. Diese können nicht deaktiviert werden.
• Analyse-Cookies (Google Analytics 4):Wir verwenden Google Analytics 4 (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zur Analyse der Websitenutzung. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden an einen Server von Google in der EU übertragen und dort gespeichert. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse innerhalb der EU gekürzt wird. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Mehr Informationen: Google Datenschutzerklärung.
• Präferenz-Cookies: Speichern Ihre Anzeigeeinstellungen wie Sprache und Theme.

Weitere Details finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

8. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

9. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15):Sie können eine Kopie Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16):Sie können die Korrektur unrichtiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17):Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Recht auf Einschränkung (Art. 18):Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20):Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern.
• Widerspruchsrecht (Art. 21):Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter datenschutz@botforce.at.

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einzureichen: dsb@dsb.gv.at / www.dsb.gv.at.

10. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Auftragsverarbeiter (Anthropic, OpenAI, Resend, Vercel) haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, stellen wir geeignete Garantien sicher, darunter EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder die Berufung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (wie das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar).

11. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte gemäß DSGVO kontaktieren Sie bitte:

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Änderungen werden auf dieser Seite mit einem aktualisierten „Zuletzt aktualisiert“-Datum veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen, die die Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten betreffen, werden wir Sie per E-Mail oder Plattform-Benachrichtigung informieren, bevor die Änderungen in Kraft treten.

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen, um über unsere Datenpraktiken informiert zu bleiben.